リモートワークがうまくいかないと悩む企業に改善方法をお伝えします
- リモートワーク導入方法
佐々木 僚
昨今の働き方改革の名のもと、リモートワークでの働きに非常に感心が集まっています。
それはなぜかというと、企業側も雇用される側も同様でリモートワークでのメリットを考えると、両者がWINWINの関係になれるからです。
例えばですが、会社側はオフィス以外のところで仕事をしてもらえる人を雇うわけですから、全国単位を視野に入れた優秀な人材が確保できるのです。
細かな部分かもしれませんが、その人に対する交通費すら支払う必要がないわけです。優秀な人材が仮に新幹線通勤などをして会社に来てもらうことを考えると非常に大きな経費削減に繋がるでしょう。
また、雇われる側も、自宅で作業ができるとなると、自分のペースで思い通りに仕事できる環境が手に入ります。ある意味、究極のワークライフバランスと言えるのではないでしょうか？
このように、分かりやすい形で両者に対してメリットが存在します。
しかし、リモートワークと一言で言っても、なかなか成功しない事例なども多発しているのが現状です。
そういった、うまくいかない事例なども交えながら改善方法などをご説明させて頂きたいと思います。
まずはリモートワーカーが何を望んでいるのかを理解する
まず、リモートワークを望む雇用される側は、どこにメリットを感じているのかということです。いくつか挙げることができますが、まずは、通勤時間の短縮でしょう。
リモートワークを行うにあたり、大きな特徴といえば、特定の場所以外で働けるという点です。普通の会社に勤めている人のように、会社へ出勤する必要がないので、通勤に時間をとられないのは絶大なメリットです。
また、通勤時に良く合う大混雑を回避できるのも良い点です。
年中問わず、満員電車で出勤していると、会社へ着く頃にはヘトヘトに疲れているなんてことも多分にあります。通勤に必要とされる時間がなくなると、ストレスの軽減にも直結します。
このように、他にも多々メリットはありますが、こういった利点を求めて雇用される側はリモートワークを選択します。
では、なぜリモートワークが失敗してしまうのでしょうか。ここからは、問題点と改善方法を交えながらご説明したいと思います。
問題点：コミュニケーション不足
リモートワークは、会社と雇用されている人が働いている場所とが離れていることが大前提となります。
会社の中でお互いの顔を見て共に仕事をするわけではありませんので、通常の勤務形態以上に、コミュニケーションは大事にしないといけません。
そのような背景があるにも関わらず、コミュニケーション不足が多発していると、大きなな問題に発展します。メールや電話といった、既存の手法だけで事足りると簡単に考えることそのものが、大きな失敗の原因となるのです。
両者にとって、仕事が円滑にこなせるようなコミュニケーションツールを段取りすることにより、より一層の深いコミュニケーションを確保できるようになるのです。
また、社内において、きちんとリモートワーカーの方との仕事のやり方等についてのルールをきちんと整備することも、非常に重要なファクターと言えるでしょう。
改善方法：コミュニケーションを深く取れるツールの確保
コミュニケーションツールとして、既存のメールや電話だけに頼っていると、リモートワークが失敗してしまう可能性を前述させて頂きました。
では、どのようなコミュニケーションツールがあるのか言うことですが、チャットやビテレビ会議になどが可能となるツールです。メールや電話だけだと、電話などでは、相手が離席しているときや、他の案件で立て込んでいるときなどは、リアルタイムに連絡が取れなくなってしまいます。
また、メールについても同様で、相手に気兼ねなく送付することはできますが、相手の繁忙状況によってはメールの確認が後回しになってしまう可能性があるため、レスポンスが遅くなってしまいます。
これでは、円滑なコミュニケーションが取れているとはとても言えません。そこで、チャットなどが活躍するのです。このツールでは、相手とリアルタイムでやりとりができます。
レスポンスの問題は皆無となりますので、コミュニケーションを確保するに当たって非常に便利なツールと言えるでしょう。メール、電話、チャットのどれを取っても、相手の表情を見ることができません。
文字や会話の言葉だけではどうしても誤解を生んでしまう場面もあるでしょう。
「仕事は相手の顔を見て行え」とは良くいったもので、同じ言葉を発していても相手の表情やしぐさで、言われた側の捉え方は全く違うものとなるのです。
そういった側面もあることから、テレビ会議を利用することは非常に優れていると言えるでしょう。これを利用することにより、パソコンにマイクを取り付けるだけで相手の顔を見ながら会話をして会議が成立します。
また、これの非常に優れているところは相手と一緒にWordやExcelといったデータを閲覧しながら会話ができるところです。同じデータを閲覧しているのですから、意思の疏通が図られないということは絶対にありません。問題点や相談したい内容についても、より具体性を持った議論を展開することが可能であるため、齟齬が生じることはないでしょう。
ここまでで事例を挙げながら説明をさせて頂いたツールについても、特殊なものを使用するわけではありません。汎用性のあるソフトですと、slackなどが有名でしょうか。
会社側のパソコンと雇用される側のパソコンにインストールするにあたっても、特殊なプログラムで構成された専用のアプリケーションをインストールするわけではなく、あくまで一般的なアプリケーションをインストールするだけですので、導入に伴うイニシャルコストなどは微々たるものと考えて頂いて結構です。
これらのツールを使用して、円滑なコミュニケーションを構築するようにしてください。
以上、リモートワークが上手くいかない問題点と改善方法を提示させて頂きました。
リモートワークの利便性ばかりに目が行きがちで、肝心な足元が疎かになることにより失敗してしまうことが多いように思います。
きちんとリモートワークならではのメリットとデメリットをご理解されたうえ、事前に準備をしっかりとしておくことが成功の鍵であると考えます。
