【業務の効率化】リモートワーカーとコミュニケーションを円滑にする３つのポイント
- リモートワーク導入方法
佐々木 僚
リモートワークという働き方を成功させるためには
・リモートワーカーとのコミュニケーション
が必要不可欠であり、コミュニケーションがうまく図れていないと
制作企業にお願いor常駐を雇った方がコストが低く抑えられた。
という本末転倒な結末を迎えてしまうことでしょう。
今回はそんなリモートワーカーとのコミュニケーションについて失敗してしまわないために、迅速かつ確実に依頼を成功させるための方法を紹介していきたいと思います。
目次はこちら
まずは社内とリモートワークとのコミュニケーションとの違いを知りましょう
社内の人間同士でコミュニーケーションを図る場合
- スピード感
- 実務的、業務的なやり取り
- 情報の正確性
これらが大事になってきます。
しかし、リモートワークに至っては上記の通りではありません。
リモートワークでコミュニケーションを図る場合は
- 時間がかかっても正確性を重視
- マナーを守る
- ユーモアを交える
これらが大事になってくるのです。
ではなぜそれらが大事なのかという部分を説明させていただきます。
時間がかかっても正確性を重視
リモートワークという特性上実際に顔を合わさずに連絡を取ることになるので、情報の正確性を重視した会話をしなければいけません。
そのため、時間をかけてでもお互いの考えに相違はないか？という部分を詰めなくてはいけません。
打ち合わせなども、議事録を取りながら話の後半でお互いに議事録を確認しながら問題はないかなどの確認を必ず行う必要があります。
そういう意味で言ったのではなかった
という部分があるとクライアント、リモートワーカーどちらにとっても不利益なので
打ち合わせ
↓
確認
↓
承認
の流れが必要です。
マナーを守り、送る文章に気を付ける
社内の会話だとしてもマナーを守るのは当然ですが、リモートワークですと
- チャット
- 通話
- ビデオチャット
が連絡手段になりますが、社内での情報共有よりもリモートワーカーとの連絡はマナーや礼儀を大切にする必要があります。
それはなぜかというと、実際に顔を合わせて会話を行うのとでは言葉の捉え方や、感じ方が違うからです。
これは実際にあったことなのですが
普段からグループチャットを使用して連絡を取り合っている状態だったのですが、ある日社内の人間が言葉の終わりに。を付けるのを忘れてしまいました。
例：
- ～お願いします。
- ～お願いします
それをみたリモートワーカーは
「いつもなら。がついてるのについてないということはもしかして怒っているのかな？」
と勘違いし変に気を使ってしまい、メンバー間での連絡が気軽にできなくなったことがありました。
そんなことで？
と思うかもしれませんが、リモートワーカーにとっては送られた文章からしか相手の考えを汲み取れません。
仮にビデオチャットをしていたとしても、実際に顔を合わせるわけではないので、小さな変化を気にしてしまうことが多々あります。
そしてあなたが思っている以上に、リモートワーカーは依頼主からいただいた仕事を全うしたいと思っています。
依頼主からすれば外部の人間だと思う方もいるかもしれませんが、リモートワーカーは社内の方と同じくらい志は高いんです。
なので小さな変化でも、孤独感を感じてしまう部分があるのです。マナーや礼儀を大切にし、文章を送る際は確認してからがベストでしょう。
例えば
別件で立て込んでいて、リモートワーカーに畳みかけるように言ってしまった。
畳みかける言い方にまるまでの背景をリモートワーカーが知る由もないので、絶対にやってはいけません。
ユーモアを交える
仕事にユーモアはいらない。という方もいらっしゃるかもしれません。
ですが、リモートワーカーとのコミュニケーションを円滑にするためにはユーモアを交えることが重要です。
社内同士でしたら、仕事の話だけをしていても問題はないでしょう。
ランチの時間や、仕事終わりに食事に行くなどしてコミュニケーションを図ることができるからです。
しかし、リモートワーカーは仕事の時間のみでしかコミュニケーションを図ることができないのです。
チャットでのやり取りや通話での打ち合わせの際は、世間話や仕事以外の話で盛り上がることが遠回りに見えますが、実は業務をスムーズにこなしてもらうために近道になるのです。
ユーモアを交えることによって
- ささいなことでも質問しやすくなる
- リモートワークという部外者感覚をなくせる
- 互いに気を使いすぎることをなくせる
というメリットがあります。
「ここまでは言わなくてもわかってるだろう」
「ここまでは聞かなくても大丈夫だろう」
というきっかけから始まる取り返しのつかないミスを防止することが可能になります。
上記のような些細なことだからこそ、聞けない。これがリモートワークを利用するに至って非常に危険なことなので、ユーモアを交え言いやすい、聞きやすい環境を構築することがベストです。
社内とリモートワーカーとのベストな対応と役立つツール
上記で書いた違いから導き出されるベストな対応は
- 正確性を重視する
- マナーや文面に気を付ける
- ユーモアを交えてコミュニケーションを図る
この３つです。
これらの対応を円滑に行うために約にたつツールを紹介してきます。
| チャットツール | |
| スラック | チャットワーク |
|
|  |
リモートワーカーと円滑に連絡を取るために欠かせないのがチャットツールです。
上記の２つのどちらかを使用すれば、連絡手段はほぼ網羅されます。
チャットツールについての詳しい記事はコチラから
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チャットツールについての記事リンク
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| 進捗管理などに役立つツール | |
| trello | タイムクラウド |
 |  |
trelloについての記事はコチラ
タイムクラウドについての記事はコチラ
リモートワークを検討している企業様へ
今回はリモートワーカーとのコミュニケーションの取り方という部分に焦点をあてて記事を書かせていただきました。
顔を合わせて作業するか否かだけの違いだけではないのか？と思う方は多いと思います。
しかし、実際に顔を合わせて会話ができないからこそ連絡手段やコミュニケーションの取り方ひとつで良くも悪くも結果は大きく変わります。
アプトリーではリモートワークという働き方を少しでも多くの企業様に普及させるために
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