新規オリジナル業務用システム作成の流れや導入成功のコツなどをお話しします
- 開発外注の成功方法
佐々木 僚
業務ようシステムを導入して業務の効率化を図りたいと日々感じているけれども、具体的にどういう流れで導入するのかわからない。
という企業様は多いかと思います。
システム導入は失敗に終わってしまう可能性もあり、なかなか行動に移せないのではないでしょうか？
社内に情報システムなどの人員がいない職場ですと、事務員さんが日々紙ベースで作業を行う…
それに対して工数がもったいないのではないか？データで扱えれば…
と感じている企業様に向けて今回は業務用システム作成の流れについて記事を書いていきます。
どの機能を求めているのかを社内で話し合う
どこからどこまでの機能を自社では必要としているのか？
システム導入の目的をまずは社内で精査する必要があります。
例えば、販売系の業種でしたら、受注管理を行いたい。そこから納品書、請求書を出力し、様々な切り口で集計を取りたい。棚卸をデータで管理したい…等
製造関係ならリアルタイムで製品の状況、状態を知りたい。生産中なのか発送済みなのかを確認し、ミスをなくしたい…等
のような目的を話し合う必要があります。
システム業者を探す
次にシステム業者を探します。
ここで考えなくてはいけないことはオリジナルのシステムを作りたいのか？それとも汎用的なパッケージシステムで自分たちの目的は達成できるのか？という部分です。
オリジナルのシステムのメリットとして、自分たち専用の使いやすい作りでしたり、自社だからこそ起こりえるような柔軟な対応をシステムに落とし込むことができます。
デメリットとして自分たちがシステム導入する上で本当に行いたいことをシステム業者に伝わっていないと
「なんだか思っていたのと違う」
というシステムになってしまう可能性があるのと、要望を足していった結果、見積もりが高くなってしまう、納期が後ろにずれてしまうといったことも考えられます。
パッケージもののメリットについては維持費、導入費などのコストの面で優れている。導入スピードが速いという点です。
しかし、形が決まり決まっているシステムを導入することになるため、自分たちが本当に行いたい目的がうまく達成できない。そのためにパッケージのカスタムをお願いしたが割高になってしまった。などのデメリットが考えられます。
システムの内容について要件定義、設計、構築
システム業者を見つけると、要件定義が始まります。
といってもそこまで身構えることはありません。
どういった機能が必要で、それを実現するためにはどのようなデータが必要なのか？
もしこういった場合があればこの処理を行ってほしい、この場合はこの処理は行わないでほしい、この日にちの場合はこの処理が自動で入るように…などなど、実際にシステムを導入するために必要な情報を精査していきます。
そこから具体的なシステムの設計が始まり、仕様書が作られシステムの構築が開始という流れになります。
ここで気を付けてほしいのが、自社内で想定される事態をしっかりと話し合っておくということです。
システム開発はシステムの業者だけが動いても作ることは不可能です。必ずクライアント側の協力が必要になります。
例えばですが、
「ここの取引先とここの取引先だけ、納品書のフォーマットが違います！もしかしたら今後そういう企業が出てくるかもしれないです…」
「この処理は条件によって変わります！ですがその条件があいまいなので社内で精査してから伝えます」
といった内容を構築が始まってから出てきてしまうと、追加予算がかかってしまうだけではなく、納期も場合によってはズレてしまう可能性があるので注意が必要です。
その後デバック作業や、テスト稼働などを行い、納品という形になります。
システム開発で大事なのは技術よりもクライアントの考えを理解する能力
ここまで業務用システム導入の流れの話をしましたが、一番大事な部分はコミュニケーションの部分です。
クライアント側と構築側のイメージが一致していなければ、いいシステムは作れませんし、１つでも相違があるようなことがあれば全体的な使いやすさやクライアントが求めていないものを納品することになってしまうかもしれないという非常にシビアな意思の疎通がシステム構築では必要になります。
そのために、業務用システムを導入したいと考えている企業様は、コストだけを考えるのではなく、もしもコストを考えるのならば機能を限定的にするなどの工夫が必要になります。
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