[テレワーク]気を付けたい！相手にストレスを与えてしまうテキストやりとりと改善策

社会人になり、ビジネス上メールなどのテキストでやりとりを行なっている方は大勢いると思います。しかし、メールのルールやマナーを教わる機会はあまりなく、曖昧なままテキストを送ってしまうと相手に不信感を抱かせてしまったり、疑心暗鬼にさせてしまったりすることがあります。

そこで今回の記事では、大きく2点「相手にストレスを与えさせてしまうテキストのやりとり」、「好感度を上げるテキストのポイント」を紹介します。

コロナが流行していることもあり、文章ベースのやり取りを行うシーンは今後も増えてくるのでぜひこの機会に理解しておきましょう！

「相手にストレスを与えさせてしまうテキストのやりとり」

 誤字脱字

相手を疑心暗鬼にさせてしまうやりとりの一つ目は「誤字脱字」です。誤字脱字は目を凝らして注意をしなければすぐに見落としてしまいます。長い期間働いていれば、少なくとも一度くらいは誤字脱字をする時があるでしょう。しかし頻繁に繰り返してしまえば、相手から「細部まで注意して仕事を行わない人だ」とレッテルを貼られることに繋がってしまうでしょう。

誤字脱字は誰にでも起こりうることですが、送信する前に見直しをする習慣をつけて、なるべく繰り返さないように心がけましょう。

 既に記載している内容を再び確認

疑心暗鬼にさせてしまうテキストのやりとり二つ目は「既に記載していることを何度も確認すること」です。テキストでやりとりを重ねていれば、以前に話した内容を見つけ出すことが難しくなってしまいます。しかし、そこで以前に話し合った内容について相手に尋ねてしまうと「この人は話した内容について覚えていないのか」「しっかり読んでいないのか」と不安感を与えてしまいます。

業務上、お互いに誤解が無いように確認をすることは大事で、もちろんしなければいけない場面もあります。その時は「尋ね方」に注意をして、再度確認を行うようにしましょう。例えば「誤解が生じないよう再度確認をさせていただきます」のような文を付けることで、相手をストレスを与えることなく確認を行うことができます。

 返信が遅い

相手にストレスを与えさせてしまうテキストのやりとり三つ目は「返信が遅い」です。スケジュール上どうしても返信が遅くなってしまうことはありますが、2日も3日も返信がなければ、相手に不信感を抱かせてしまいます。

返信が滞ってしまうことで、相手は仕事に着手することができなくなり、仕事そのものに支障が出てきますので、なるべく早く返すようにしましょう。

理解していないままやりとりを続ける

相手からのテキストの内容をあなたが理解していないまま、またはあなたの解釈が相手の意図しないものであることに気がつかないままテキストをやりとりしてしまうことで、後々大きな問題となってしまうことがあります。

理解できない際には素直に理解できていない旨を伝え、あなたが理解できるまで説明をしてもらうようにしましょう。理解できないのは相手の伝え方が良くないこともあるので、気軽に尋ねても問題ありません。

 要点がまとまっていない

要点がまとまっていないテキストのやりとりも相手に不信感を抱かせてしまう原因となります。要点がわからないダラダラとした文章を読んでも、結局何が言いたいのかわからず、相手の時間をただただ無駄にしてしまいます。要点を理解し、簡潔に伝えることができる人は、仕事ができるビジネスマンに共通しています。そのため要点がまとまっていないメールが届くと「この人は仕事ができない」と思われてしまう可能性があります。

要点を簡潔にまとめることは、初めは難しいかもしれませんが続けていくうちに自然と身につき、あなた自身も相手も心地よくやりとりをできるようになります。

テキストのやりとりで好感度を上げる方法

ここまでで、相手にストレスを与えさせてしまうテキストのやりとりを紹介しました。しかし、いくつかのポイントを意識するだけで相手からの好感度を上げ、信頼を得ることも可能です。そのポイント「ASAPで返信する」「結論からの述べる」「相手の立場になり一歩先を読む」の3つを紹介します。

 ASAPで返信する

好感度を上げる方法一つ目は、「ASAPで返信をする」です。ASAPとは”as soon as possible”4文字の頭文字をとったもので「出来るだけ早く」を意味します。上記で返信が遅ければ相手を疑心暗鬼にさせてしまうことがあると記述しましたが、反対に返信を出来るだけ早くするだけで相手の信頼を得ることができるのです。

結論から述べる

テキストのやりとりで好感度を上げる方法二つ目は「結論から述べる」です。テキストでやり取りをする際に限らず、相手に伝えたいことがある場合は結論から述べるようにしましょう。あなたの時間も相手の時間も限られている中で、まず結論を伝えることでお互いに時間を省くことができます。

また、文章や内容は出来るだけ短く的確なものにすることも大切です。シンプルにすることで相手に伝わりやすくなります。いかに噛み砕いて伝わりやすくできるかも仕事ができるビジネスマンになるための必須スキルです。

相手の立場になり一歩先を読む

好感度を上げる方法3つ目は「相手の立場になり、一歩先を読む」です。仕事を行う際、機械などを使用することがありますが、結局は「人と人のやりとり」なのです。そこで相手の立場になり、相手の気持ちを汲み、一歩先を読んだ行動をすることで好感度をぐっと上げることができます。

<sp

相手が言いたいことを理解し、それを理解した上でどのような行動を取るかが重要です。

上記で説明している返信の早さも相手の立場になれば、早く返信をもらいたいはずだと気づくことができます。相手とあなたのお互いが気持ちを組み合うことでより気持ち良く仕事をすることができるようになるでしょう。

まとめ

テキストのやりとり一つでも、相手のあなたに対する印象を大きく変えてしまうことがあります。誤字脱字が多かったり、返信が遅かったり、要点がまとまっていないままやりとりをしてしまうと相手を疑心暗鬼にしてしまい、あなたへの信頼度を低くしてしまう結果を招いてしまいます

反対に、「ASAPで返信する」「結論から述べる」「相手の立場になり一歩先を読む」これらの3つのポイントに注意することで相手からの好感度を上げることができ、より信頼されるようになります

たかがテキスト一通ですが、されどテキスト一通です。この際にテキスト一つで信頼されるビジネスマンを目指してみてください。