[テレワーク]テキストでのやり取りがうまくいかない理由と改善策

アプトリーの佐々木です。

今回はテレワークの記事ということで、テレワークになりますとチャットツールを使用しお互いにやり取りを行うことが主になります。

普段業務でメールでのやりとりなどもあまりせずラインで友人や家族と連絡を取る程度の方ですと、十中八九チャットでのやり取りがうまくいきません。

なぜうまくやり取りができない？

文章で相手に自分の考えを伝えるという経験が少ないために

• 何が重要で何が重要ではないかがわからない文章
• 短文での返信で本当に理解したのかがわからない文章
• 改行もなく要点がまとめられていない言葉が足りない文章
• どちらともとれる表現を使用した文章

上記の特徴を持ったやり取りが行われてしまいます。そのために相手は聞き直す作業や、理解できないままなんとなく仕事を進めてしまうなど、非効率な業務に繋がりかねません。

一方が文章を書くのがうまいのであれば、上記の文章でも理解できる想像力があれば問題ないですが、お互いに上記のような状態だと仕事はまず進みません。

わかりずらい方もいると思いますので、先ほどのリストに沿った例文と伝わりやすいテキストの書き方を紹介していきます

例文と修正後を紹介

■誰が見てもわかる文章になっていない

例文

例の件終わりました。あとは帰宅します！

修正文

〇〇を〇〇する件の業務がただいま終わりました。本日は直帰ということで〇〇さんにも伝えていましたので、帰宅します。

■短文での返信で本当に理解したのかがわからない

例文

はい。

修正文

〇〇とのこと承知しました。では私は〇〇を行います！

■改行もなく文章要点がまとめられていない言葉が足りない文章

本日は〇〇、■■、△△という業務をおこないました。明日は〇〇、■■、△△の業務をおこない、●●も引き続き行います。連絡事項として●●ということがありましたので確認をお願いします。

修正文

本日は

• 〇〇
• ■■
• △△

上記の業務をおこないました。〇〇に関しては本日で完了しました。

また明日は

• 〇〇
• ■■
• △△

の業務を行います。■■についてはお客様の返答次第で柔軟に対応します。

連絡事項として、●●がありますので、確認後●●をお願いします。

■どちらともとれる表現を使用した文章

例文

それでも問題ないとは思います。

修正文

そちらで問題ございませんので、進めてください

相手に自分の意見をわかりやすく伝えるためにできること

ポイント１.あいまいな表現は極力使用しない

思うでしたり、～かもしれないというようなどちらともとれる曖昧な言葉を使わないといったことがあります。

思うやかもしれないといった曖昧な表現は実際に顔を合わせていれば雰囲気で何をすればいいのか掴めますが、テキストでやり取りとなると、どう対応すればいいのか困惑してしまうので、確認がとれるまでの時間が無駄になってしまいます。

なので基本的には言い切りの言葉を選びましょう。

ポイント2.伝えたいことは文章のはじめに書く

●●であるからにして、■■をしたい。という伝え方よりも

■■を行います。理由としては●●だからです。

と自分が一番相手に伝えたいことを文章の先頭にもってくることを意識することによって、ここは伝わっていてほしいということうまく伝わっておらず、認識が知らず知らずのうちに合っていなかった。という事態を回避できます。

人間は一番初めに目に入った文章を印象深く覚えているという特性があるので、伝えたいことを最後に持ってくることはなるべく避けましょう。

ポイント３.長文にならないようにまとめられるものは内容ごとにまとめる

例えばですが400文字。作文用紙の文字数です。

これほど長文になるとどれが大事なことなのか。何を相手が伝えたいと思っているのかわからなくなる可能性が高いです。

一回のやり取りですべての情報を送るのではなく、内容のカテゴリごとにまとめた文章を心がけましょう。

カテゴリ例

• 進捗報告
• 緊急連絡
• 業務情報

など…

ポイント４.感情が感じられる言葉を織り交ぜる

• ありがとうございます！
• とてもうれしいです！
• 助かりました！

こういった感情が感じられる言葉は一見テキストではあまり必要がないと思いがちですが、実は最優先と言えるほど重要です。

それはなぜかというとチャットですと日々の何気ない挨拶が軽視されがちになってしまうからです。

おはようございます！本日もよろしくお願い致します。という稼働開始前のやり取りがあるか否かだけでも雰囲気がまったく変わってきます。

テキストのやりとりに感情を含める必要があるのか？という方もいらっしゃると思いますが、テキストがメインになるリモートワークでは普段の何気ないコミュニケーションもチャット上で行う必要が出てきます。

とくにありがとうは多用しても悪く思う方はいませんので、使うように心がけると良いでしょう！