①リモートワークがうまくいかない? 自社のリモートワーク再点検ポイント3つ

①リモートワークがうまくいかない? 自社のリモートワーク再点検ポイント3つ

2020年春から家庭や企業で取り組まれてきた「新しい生活様式」。3密の場を避けたり、出かける時はマスクをするなどの対策をするようになってから、早いもので約1年が経ち、新しい生活様式にもそろそろ慣れてきたという声も増えてきました。

そのような中で働き方に注目してみると、2020年4月の緊急事態宣言発令時に急速に導入が進んだリモートワークの実施も、その後出社での仕事に戻ってしまったという方も少なくありません。実際、東京都の調査によると、2020年4月時点では62.7%だったリモートワーク導入率も、12月には51.4%に減少しています。(※1)緊急事態宣言が発令されている2021年2月現在は導入率が64.8%と増加していますが、宣言が解除されればまたリモートワークも廃止されるという方も多いのではないでしょうか。

一度は経験したリモートワーク。気をつけていないとコミュニケーションエラーが起きやすいなどのデメリットは確かにありますが、コスト削減や家庭状況を問わず優秀なメンバーを採用できるなどのメリットも沢山あります。

今のタイミングだからこそ、リモートワークのやり方を再点検して、働き方も新しい様式に変えて行きませんか?

リモートワークの再点検ポイントとは

コスト削減や業務効率の向上、地域や家庭状況を問わず優秀なメンバーを採用できるなど、様々なメリットがあるリモートワーク。オンライン上で仕事が完結するからこそ、リモートワークの導入を成功させるには点検すべきポイントがあります。

①適切なツールに投資ができているか?

リモートワークを行う上で大切なのが、ワークフローシステムやオンラインストレージなどの必要なツールへの投資です。紙での書類提出や捺印、出社を前提としたコミュニケーションルールなどを継続していると、そのルールや慣習がネックとなってリモートワークが失敗しやすいのです。

そのため、できるだけ紙の書類や捺印の文化を見直し、オンライン上で完結できる様々なツールに置き換えてみる必要があります。

例えば、これまで紙の書類と捺印で行っていた稟議や決裁は、freeeやサイボウズなどのシステムを使うことで、オンライン上でワークフローを完結させることができます。

また、ローカルフォルダに保存していた資料なども、これを機にオンラインストレージに切り替えを検討してみましょう。GoogleDriveやDropboxBusiness、boxなど、セキュリティがしっかりした上に保存容量も大きく、安価で使用できる様々なサービスがあり、会社全体のコスト削減に繋がる可能性もあります。

そして、最重要なのがコミュニケーションインフラです。顔を合わせて働いていないからこそ、いつでも気軽に会話のようなメッセージを送りあえるチャットツールやビデオ会議システムの導入が欠かせません。メールだと埋もれてしまうやりとりも、チャットツールなら専用のチャンネルを作ったり、メンションすることで見逃さなくなり、結果としてコミュニケーションの効率が上がる例も少なくありません。

ツールへの投資と聞くと大掛かりなイメージがありますが、リモートワークで使用するツールは安価で手軽に始められるものも多いです。コスト削減や業務効率アップなどのリターンも多くなる場合もあるため、一歩進んだツールへの投資もぜひ検討してみてください。

 

②コミュニケーションがワンパターンではないか?

コミュニケーションツールの導入が欠かせないと書きましたが、ツールを使ったコミュニケーションの取り方も大切なポイントです。

チャットツールやビデオ会議では、用件のみの会話で終了してしまう傾向があり、雑談等の気軽なコミュニケーションが減ってしまいがちです。そのため、意識をしてコミュニケーションを取るようにしないと、出社時よりもコミュニケーション量が減ってしまうため、仕事の効率が下がったり、進捗が遅くなるなどのデメリットが発生してしまいます。

そのようなデメリットを防ぐためには、例えばチャットツールやビデオ会議ツールで雑談部屋を作ったり、社員同士のシャッフルランチやテーマを決めた座談会などのセッティングを行うなど、コミュニケーションを発生させるための工夫が必要となります。

リモートワークではコミュニケーションがワンパターンになりやすいという特徴に気をつけて、必要な対策を施すことで、出社時と同様の円滑なコミュニケーションを取ることが可能となるのです。

 

③昔からの習慣で“聖域”を作っていないか?

これは①で紹介した点検ポイント「適切なツールに投資できているか?」にも通ずる話ですが、仕事の中にやり方を変えるのが難しい”聖域”があると、リモートワークがうまくいかなくなってしまいます。

「この会議は例年対面でやっているから」「この書類は紙で提出することが絶対」というルールや習慣がある場合、なぜそのやり方をしているのか、理由を考えてみることをオススメします。そのやり方に合理的な理由があれば良いのですが、多くの場合、明確な根拠がなく、なんとなく残り続けている習慣だったりします。

なんだかリモートワークがうまくいかないと思った時は、一度業務の流れを洗い出し、リモートワークに適していない”聖域”のルールや習慣がないかを点検してみると良いかもしれません。

 

まとめ

ここまでリモートワークを成功させるために再点検すべきポイントをご紹介してきましたが、リモートワークは必ず全員がやるべきものというわけではありません。働き方は、対象となる社員や業務内容の状況によって、最適なものを選択できれば良いのではないでしょうか。

ただ、これまでの時代から社会の状況も変化し、現在は子育てや介護をしながら働く人、持病を抱えながら働く人、高齢でも第一線で活躍する人など、多様な人材が働くようになりました。そのため、職場に求められるニーズも多様化しています。

リモートワークなどの働き方の選択肢を増やすことは、企業にとって事業の継続性を高め、将来的なリスクを軽減させることにつながります。また、従業員の満足度を高め、多様な人材が活躍することで、企業としての価値を高めていくことにつながっていきます。

働き方の新しい様式を取り入れるメリットは大きいからこそ、「リモートワークはうまくいかないから」と放置せず、うまくいかない要因をぜひ再点検してみてください。

 

※1:参考資料 東京都新型コロナウイルス感染症対策本部 報道発表「テレワーク導入率調査結果(1665報)」https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2021/02/19/29.html

 

 

 

 

 

 

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市岡 光子

市岡 光子

ライター。大学職員、PR会社、新規事業開発ベンチャーを経験し、2021年4月よりフリーライターとして独立。様々な企業・メディアで、社員インタビューや書籍に関連した記事などを中心に執筆 しています。IT・スタートアップ、大学教育、読書、星野源さんが得意分野です。3歳の娘のママ。

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