コロナ禍に対応！　リモートワーク開発を外部パートナーと行うときの仕事の組み立てかた

外部パートナーと仕事をするメリット

新型コロナウイルスの影響により、急速に浸透しているリモートワーク。
ITサービス開発の現場でも、非対面、非接触で業務を進める企業が増えています。
需要は上がりつつも人材が不足しているIT業界では、直雇用ではなく、外部パートナーに参画してもらい、プロジェクトを進めるケースが激増。

外部パートナーと手を組むことには、多くのメリットがあります。

・人件費が抑えられる
・各工程の始まりから終わりまでかかる所要期間、いわゆるリードタイムを短縮しやすい
・内部スタッフのスキルアップ
・内部スタッフのモチベーションアップ

経費削減や効率アップのほかにも、外部から新しい人材に参画してもらうことで内部スタッフの意識が高まり、モチベーションアップにもつながりやすいと言われています。

とはいえ、普段一緒に仕事をしていない相手と、お互いの仕事の進め方が分からないまま業務に取り掛かるのは難しいですよね。
そこで今回は、外部パートナーとうまく業務の分担をするためのテクニックをご紹介していきます。
リモートワークでもスムーズかつ、効率よく業務を進めたいという方は、ぜひチェックしてみてください。
外部パートナーと業務の分担をするためのポイントは、大きく分けて3つあります。

外部パートナーと業務の分担をするための3つのポイント

１、仕事は必ず「見える化」する

「見える化」できていないと、不必要に仕事を取り合ってしまったり、必要な作業に誰も手をつけていないまま進行してしまったりと、業務に支障が出てしまいます。
外部パートナーに限らず、複数人で仕事を進める際には、必ず仕事を「見える化」しましょう。業務内容、ボリューム、期日、目標を、仕事に関わる全員が確認できて、進捗を共有しあえる環境を整えることが大切です。
その上で、上司からメンバーへ作業を振り、仕事を組み立てていくのが良いでしょう。

「見える化」するためのタスク管理おすすめツール

・Trello
・Backlog
・jooto

この他にも、最近では便利なツールがたくさんあります。チームに合ったツールを見つけて、活用してみてください。

２、エビデンスを残す

リモートワークが浸透したとはいえ、オンライン通話が当たり前になった今、口頭でのやり取りも多いと思います。
外部パートナーとのやりとりは特に、テキストベースでエビデンスを残すことを心がけましょう。
直接のコミュニケーションが少ないと、お互いの温度感は自分が思っている以上に伝わりづらいもの。「言った・言わない」が原因でトラブルになる可能性もあるため、指示や連絡事項はテキストベースでも伝えるようにしましょう。また、業務の進捗報告や、金銭に関わる内容などは、マストでエビデンスを残すことをおすすめします。

３、ビデオ会議なども交えて、お互いが気持ちよく働ける状態を作る

時にはビデオ会議を交えることも、業務をスムーズにするテクニックのひとつです。
テキストベースでのやりとりが当たり前になり、コミュニケーションの希薄さを感じている人は多くいます。文字では伝えづらいことや、口頭で伝えられれば良いと思って伝えていなかったことなど、細かなコミュニケーションを図るには、やはり顔を見て話すのが一番です。週に1回など、会社によって時間を決めてルーティンに組み込むと良いでしょう。

また、オンラインのやりとりとはいえ、気持ちの良い対応を心がけましょう。
きちんとビデオをオンにし、姿勢よく前を向いて話すなどして、パートナーと良い関係を築くための有意義な時間にしてくださいね。

まとめ

いかがでしたか？
今回ご紹介した仕事の組み立てかたや、業務の分担をするためのポイント。実は、外部パートナーに参画してもらう場合だけではなく、今後リモートワークを導入する予定の企業にも有効です。
「現在はリモートワークができていない」「リモートワークが浸透せず、働きづらい」という企業にお勤めの方は、ぜひ今回ご紹介したポイントを押さえて、環境の見直しを行ってみてください。

緊急事態宣言が解除されても、今後もリモートワークを推奨する企業は多いでしょう。
働きやすく、生産性の高い仕事の進め方ができるよう、ぜひ実践してみてくださいね。