リモート勤務を行うために必要な知識、機器まとめ

皆さんはリモート勤務をしていますか？

2021年1月時点では、都内企業のテレワーク導入率は50％を超えていました。コロナ禍の影響もあり、リモート勤務を経験・実施している方も多いのではないでしょうか。

しかし、残りの40%は未だテレワークを導入できていない訳ですから、これから経験される方もいるかもしれません。

この記事では、今は完全出社の会社だけど、できればリモート勤務をしている会社に転職したい、いずれは完全フルリモートで自由に働きたいと考えている方に、リモート勤務に必要な知識をお伝えします。後半ではリモート勤務をするにあたって揃えておくとよい機器もご紹介します。

１.リモート勤務を始める前に確認すること

企業にお勤めの方もフリーランスの方も、リモート勤務を始める際に確認したり、ルールを決めておくべきことがあります。

・勤務する場所と通信環境の制限の有無

　これは最も重要なことです。テレワークを導入できずにいる企業の中には、セキュリティの問題が解決できなかったり、社員を自宅で勤務させる場合の通信環境を整備する余裕がないといった事例が多々あります。

　まずは、勤めている企業や担当する案件先の担当者に、通信環境の制限がないかを確認しましょう。セキュリティ担保のため、「自宅のネットワークのみ接続可能」「貸与するモバイルWi-Fiのみ接続可能」等の制限があるケースもあります。

さらに、勤務場所の制限の有無も確認しておきましょう。通信環境の制限上、自宅のみに勤務場所が限られるケースもありますが、その他にも「ミーティング時は周囲に極力人のいない場所で行う」等、情報管理のために限定的に勤務場所の指定がある場合もあります。

企業にとって情報漏えいは重大な問題となりますので、特にフリーランスの方は積極的に確認して損はありません。

・日常の連絡手段と定期ミーティングの有無

　リモート勤務で最も困ることは、やはり日常のコミュニケーションです。リモート勤務が増えてきた現在では、企業内でも気軽にコミュニケーションが取れるチャットツールを用意していることが多いです。ただし、ただツールが用意されているか否かだけでなく、そのツール内で気軽に連絡が取れるような雰囲気になっているかも確認しておくとよいでしょう。ちょっとしたわからないことや確認しておきたいことをすぐ聞ける環境があることは、仕事の精度や信頼関係に影響してきます。

日常のコミュニケーションツールに加えて、定期ミーティングがあるかも確認しておきましょう。定期的に進捗や不明点を確認する目的だけでなく、メンバー同士の仲間意識、会社への帰属意識を持続させることにも繋がります。

・勤怠管理の仕方

　出退勤の連絡方法や残業する場合の流れなど、あとでトラブルにならないためにも、企業に勤める方もフリーランスの方も自分自身で確認しておくことが大切です。出退勤については管理システムを導入する企業が多いですが、本人申請のみで管理している場合もありますので、その場合は日々の連絡や毎月の申請方法などを明確にしておきましょう。

また、残業については出退勤より厳しく管理されているケースが多いです。これはリモート勤務によって実際の労働を目視で確認できないため、残業代の水増し請求や過労働を防ぐためです。会社から貸与されたパソコンの場合、ログ管理を行い、それを元に勤怠管理を行うケースや、残業は一切禁止のケースもあります。事前にしっかり確認しましょう。

２.リモート勤務でできること

・有効的に使える時間が増え、充実感が増す

　通勤時間が無くなるため、時間に余裕ができたと感じる方は多いようです。女性は特に、服装を考えたり身なりを整えたりと、出社するための準備も伴うため、リモート勤務になってその時間をスキルアップの時間や家族との時間に充てることができ、充実感を感じるようになったという意見をよく耳にします。

・スキルの棚卸ができる

　出社していたときには気軽に作業をお願いしたり、わからないことを聞いたりできていましたが、リモートワークでは不明点の解決にチャットで何通もやりとりをしたり、電話でも知識やスキル不足によって理解に時間がかかったりと、スキル不足ははっきりと浮かび上がってしまいます。その気づきからスキルアップを図るために時間を有効活用していく人も多く、企業にとっても本人にとってもプラスになっているようです。

３．リモート勤務で起こるトラブル

・コミュニケーション不足

　どれだけツールが完備されていても、オンラインでミーティングをしても、リモートワークではコミュニケーション不足になることが多々あります。多くの企業がこのことをリモートワークの課題と捉えているようです。

チャットツールなどテキストベースのやり取りだけでは感情が見えづらく、必要以上に相手の様子や感情を憶測してしまう。雑談がなくなることによってお互いのことを知る機会が減り中々打ち解けられない。このような問題はよく発生しています。加えて、成果物の質が下がるといった仕事の内容に関連する問題だけにとどまらず、連絡が取れないだけでそもそも1日何をしているかわからないというような勤務態度レベルで不信感が発生するケースもあります。

環境を完備するだけでなく、オンラインでも自然な交流ができるような時間をあえて作ったり、上下関係を意識せずフランクなコミュニケーションがとれるようなチーム体制をつくるなど、企業側の努力が必要となる事項でしょう。

・勤怠/業務管理

　リモート勤務では姿が見えないから何をしているのか不明、といった声もよく聞きます。成果物基準で勤怠を測れる業種やポジションならまだいいものの、そうでない場合は勤務時間が妥当か、サボっていないか、1日にどのような業務を行ったかの判定が難しく、特に中小企業以下の企業で頭を抱えることが多いようです。企業側はF-Chair＋（エフチェアプラス）などのシステム導入を検討する、ワーカー側はあらかじめ自身の成果物、それにかかる作業時間の提示、定時報告を行う等、双方の歩み寄りが必要な事項です。

４．リモート勤務で揃えておくべき機器

リモート勤務をするにあたり、当然ながらパソコンとインターネット環境は必須です。加えて揃えておくと便利な”リモートワークの隠れ三種の神器”をお伝えします。

１つ目　PCスタンド

リモート勤務の場合はノートパソコンの使用率が非常に高くなります。その場合、パソコンを机に平置きすると、自然と目線が下になり、姿勢が悪くなり肩こりの原因となります。目線を下げないためにパソコンを少し高い位置に設置できるPCスタンドは揃えておくと便利です。

２つ目　WEBカメラ

オンラインミーティングが主流となった今、もはや隠れていないですが、あると便利な機器です。

パソコンに付属しているカメラでも対応可能ですが、どのような環境下でも画質がきれいだと会議での発言時やプレゼンの印象が変化します。PCスタンドでカメラの位置を高くし、LEDライトで明るさを調節すれば印象はがらりと変わります。

３つ目　カスタマイズキーボード

意外とお勧めなのがオーダーメイドのキーボード。手の大きさや用途によって、自分の押しやすいキーボードだと、操作が早くなり効率も上がります。また、自分好みの音やデザインのキーボードだと仕事へのモチベーションが上がる利点もあります。オーダーメイドといえど、価格は幅広いため、是非検索してみてください。

まとめ

今回ご紹介したリモート勤務をする際の注意点などはごく一部です。

案件やお客様の会社の決まりや、自社の決まりなど、置かれている状況により解決策は様々です。特にフリーランスの方は自身で解決していく必要があるので最初は大変かもしれませんが、基盤が作れさえすれば場所を問わず自由に働けるのがリモート勤務の魅力です。是非、怖がらずに挑戦してください。